Om een goede samenwerking te hebben, willen wij u informeren betreffende uw gegevens dat we gaan verwerken voor de dienst dat wij aanbieden.

Doel: het essentieële doel van onze dienst is uw organisatie begeleiden naar compliance betreffende hoofdzakelijk het domein van privacy en de daarmee gepaard gaande verordeningen (GDPR en binnen een jaar de ePrivacy)

  • (Pre)contractueel om u adequaat te kunnen informeren;
  • Contractuele verbintenis en het beheer ervan waaronder u te informeren over evoluties van de dienst en uw gebruikerscontext
    Verwerkte informatie:
  • Contactinformatie en identificatie van uw organisatie (bedrijfsnaam, KBO, adres, telefoon, email, zaakvoerder en verantwoordelijke binnen de organisatie voor privacy).
  • Facturatie en financiële gegevens van de ingeschreven organisatie.

Bewaartermijn

Gegevens betreffende uitvoering van het contract:

  • Financiële gegevens: 7 jaar na het aanslagjaar van de verrichting;

Contactgegevens

  • Uitoefenen van de rechten van de betrokkene: zo lang als nodig (naam, email en telefoonnummer).

  • Contractuele context: tot 8 maanden na einde van het contract.
    Risico van de verwerking voor de betrokkene: het beperken van de informatie dat we nodig hebben omtrent de verwerkingen leidt tot een laag risico van de betrokkene, waar het vooral leidt tot mogelijks contacteren door onbevoegden indien er zich een inbreuk zou voordoen.

Contract

Contractduur: facturatieperiode op jaarbasis, de duur van het contract wordt stilzwijgend verlengd.

Uitstappen kan mits ons 2 maanden op voorhand schriftelijk te melden.

We houden uw informatie bij tot zes maanden tot na het contract, dit geeft u de kans om terug te keren indien u zich bedenkt met een minimale inspanning. Erna wordt de informatie zes maanden na einde contract verwijderd.

Indien u dit wenst, kunt u de informatie die u hebt ingegeven in het systeem krijgen in een machine leesbaar formaat.

Indien u stopt met de overeenkomst dan, en logisch ook, stopt het gebruik van ons intellectueel eigendom.

In geen geval wordt uw informatie voor andere doeleinden gebruikt of doorgestuurd naar derden.

Informatie wordt niet leesbaar verstuurd buiten de EER., tenzij adequate maatregelen en anders vermeld.

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een intrest verschuldigd aan 1% per maand.

Daarenboven zal bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van de schuld op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van 10% op het factuurbedrag, met een minimum van 50 EUR per factuur.

Bij juridische en contractuele geschillen is de rechtbank van het arrondissement van Ieper bevoegd.

Verwerkers

We gebruiken Google Computing Platform dat hoofdzakelijk gehost wordt in België, voor beschikbaarheid in het slechtste geval is het mogelijk dat de informatie tijdelijk in een ander datacenter in Europa gehost wordt. Indien de informatie in andere datacenters gehost wordt, is dit inclusief de nodige ICT-technische maatregelen zoals encryptie en sterke toegangscontrole. Een grondige vertrouwensketting van de leveranciers is gegarandeerd door een sterk controle proces, het controle proces kunt u hier nazien: https://www.google.com/corporate/suppliers/. Voor gevoelige informatie gebruiken we een gebruiker specifieke applicatie sleutel vooraleer deze informatie opgeslagen wordt (uitgezonderd zoekbare gegevens);

E-mail is een noodzaak om u te kunnen contacteren en deze wordt gehost bij MailJet SAS. We vergewissen ons ervan dat er enkel informatieve mails verstuurd worden. Door het gebruik van e-mail en daar deze de facto niet versleuteld is, is data minimalisatie essentieel om uw risico te beperken. MailJet heeft zijn privacy policy “https://www.mailjet.com/privacy-policy/” en kan gecontacteerd worden op [email protected]

Bank, we gebruiken ING België om ons betalingsverkeer te doen. De informatie dat we hen verschaffen is beperkt tot het beheer van de rekeningen en de betalingen. De Bank heeft een compliance niveau betreffende de nodige maatregelen die contractueel bepaald werden en voldoen aan de vereisten. De privacy policy van ING staat op: “https://www.ing.nl/de-ing/privacy-statement/index.html”.

Privacy policy

Onze privacy policy vindt u hier terug: https://www.co-dex.eu/public/document/co-dexeu/nl/co-dexeu/beleid/privacy-policy-nl-customer.pdf

Vragen?

Hebt u nog vragen omtrent prijszetting, contact enz. zie https://www.co-dex.eu.